A sindicância é apuração preliminar. Serve para investigar fatos, colher informações e, se necessário, recomendar abertura de Processo Administrativo Disciplinar (PAD).
Já o PAD é um procedimento formal, com contraditório, defesa, instrução e decisão. É nele que se discute a aplicação de penas mais graves, como demissão, cassação ou suspensão longa.
É comum que os dois procedimentos se misturem ou que a Administração cometa falhas de rito — como ausência de fundamentação, inversão de fases ou cerceamento de defesa. A lei exige legalidade, razoabilidade e motivação em todo ato disciplinar. E é aí que entra a defesa técnica: garantir que os direitos do servidor sejam respeitados desde a instauração até a decisão final.
É muito comum confundir sindicância investigativa com sindicância punitiva.
A sindicância investigativa serve apenas para apurar fatos; já, a punitiva admite penalidades leves, como a advertência ou a suspensão; mas, ainda assim, deve respeitar garantias mínimas ao servidor público.
O problema ocorre quando a Administração usa a sindicância para aplicar punições sem contraditório, transformando o instrumento apuratório em mecanismo sancionador.
A lei não autoriza atalhos punitivos — o servidor não pode ser sancionado sem defesa e motivação adequada.
Quando a sindicância pode levar à aplicação de uma penalidade, é indispensável assegurar o contraditório e a ampla defesa.
Isso significa que o servidor deve ser interrogado, deve poder requerer provas, ter prazo para se manifestar e apresentar alegações finais, antes da decisão da autoridade.
A ausência dessas garantias transforma o processo nulo — porque ninguém pode ser punido sem ser ouvido e sem poder se defender.